16.06.2016: Bereits in einer frühen Phase der Umstellung auf die digitale Aktenführung standen die kommunalen Steuerämter im Fokus. Geschuldet war dies der größtenteils klaren Abgrenzung ihrer Aufgabengebiete und einer personell überschaubaren Größenordnung, welche sie für das Einführungsszenario prädestinierten.
Zwischenzeitlich wurde durch die Umsetzung eines digitalen Aktenplans mancherorts in der gesamten Verwaltung ein großer Schritt in Richtung elektronische Aktenführung getan. Auch hiervon profitierten die Steuerämter, wenngleich es eine letzte Lücke zu schließen galt. Die Messbescheide werden bereits seit geraumer Zeit durch die kdvz Rhein-Erft-Rur aufbereitet, ausgedruckt und den Steuerämtern per Post zugeschickt. Nunmehr ist darüber hinaus auch die digitale Lieferung in den d.3-eigenen Postkorb realisiert. Im Rahmen einer Arbeitsgruppe bestehend aus Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern verschiedener Verwaltungen wurde das Konzept entwickelt und in enger Kooperation zwischen der Firma codia und der kdvz schließlich technisch umgesetzt.
Im Ergebnis erreichen die Messbescheide die Steuerämter durch den Wegfall von Druck und Versand früher und dies ohne bisher notwendige, zeitaufwändige Scanarbeiten. Das kommunale Steueramt ist nunmehr als erste Verwaltungsabteilung in der Lage, den gesamten aufkommenden Schriftverkehr digital zu verarbeiten. Da es sich nicht um ein eigenständiges Modul handelt, sondern vielmehr um eine Modifikation des bereits bestehenden Basis-Systems, reicht eine kurze Einweisung in die Handhabung aus, umfangreiche Schulungen entfallen.
Vier Verwaltungen im Verbandsgebiet der kdvz Rhein-Erft-Rur setzen die Lösung bereits ein und profitieren damit von einer weiteren Arbeitserleichterung im Tagesgeschäft durch den Umstieg auf die elektronische Aktenführung.