Mit der Intention den Finanzfachleuten der Stadt Rheinbach die anstehenden Digitalisierungsthemen „Rechnungsworkflow“ und „eRechnung“ vorzustellen, traten die Mitarbeiter des Infoma-Teams der kdvz Rhein-Erft-Rur ihren Weg nach Rheinbach an. Schnell stellte sich im Gespräch heraus, dass neben der eigentlichen Themenstellung insbesondere die Vereinheitlichung der Buchungssysteme von Stadt und Wasserwerk erhebliche Optimierungspotentiale für die Zukunft mit sich bringen könnte.
Nach Prüfung aller Vor- und Nachteile stand im August 2019 die Entscheidung der Stadt Rheinbach fest, künftig auch die Finanzwirtschaft ihres Wasserwerkes mit „Infoma newsystem“ abbilden zu wollen. Auf Basis dieser Entscheidung galt es in den folgenden Monaten das Buchführungssystem für den Wechsel zum 01.01.2020 vorzubereiten und die Mitarbeiter/innen des Wasserwerkes im Umgang mit der Software zu schulen.
Vereinbarungsgemäß konnten mit Datum 07.01.2020 der Echtbetrieb aufgenommen, die ersten Rechnungen gebucht und ausgezahlt werden. Wie bei jeder Umstellung dieser Art und Größe bedurfte es einiger Tage bei den ausführenden Mitarbeitern/ innen, um sich mit der neuen Situation gänzlich vertraut zu machen und die notwendige Sicherheit im Tagesgeschäft zu erlangen. Nach nunmehr fünf Wochen im Echteinsatz kann von beiden Seiten – Wasserwerk Rheinbach und kdvz Rhein-Erft-Rur – zufriedenstellend resümiert werden, dass die Produktionsaufnahme gelungen und die Abarbeitung des Tagesgeschäftes im Fluss ist.
Mit Einbuchung der abschließenden Bilanzwerte (aus dem Vorsystem) sowie Übernahme der Anlagenbuchhaltung wird das Migrationsprojekt im zweiten Quartal 2020 komplett abgeschlossen werden.