kdvz Rhein-Erft-Rur

 IT-Lösungen. Integriert.
Aus einer Hand.

Nachfrage nach DMS-Lösungen nach wie vor hoch

Elektronische Aktenführung

Seit dem Jahre 2012 unterstützt die kdvz Rhein-Erft-Rur ihre Verbandsmitglieder beim Einsatz des Dokumentenmanagementsystems (DMS) d.3 der Firmen d.velop und codia. Das Spektrum reicht dabei von der fachlichen Beratung und Betreuung bis zum technischen Betrieb der Lösung.
Neben der Implementierung des digitalen Aktenplans zur strukturierten Ablage von Dokumenten wurde in den letzten Jahren eine ganze Reihe an Fachakten entwickelt, die die elektronische Aktenführung auf DMS-Basis ermöglicht – von der Steuerakte über die Bauakte bis hin zu Personalakte oder Friedhofsakte. Hinzu kommt die Modellierung von Workflows mit dem Ziel Verwaltungsprozesse zu optimieren, beispielsweise in den Bereichen ‚Vergabe‘ und ‚Posteingang‘.

Aktuell sind mit den Gemeinden Aldenhoven und Kreuzau zwei weitere Verwaltungen dem Kreis der Verfahrensnutzer durch ihre d.3 Einführungsentscheidung beigetreten; damit erhöht sich die Anzahl der Kommunen im Verband, die ein DMS einsetzen, nun schon auf insgesamt 19. Auch bei den beiden Neukunden stand, wie schon bei den meisten Verwaltungen vorher, der Einsatz des KGSt-Aktenplans in digitaler Form im Mittelpunkt der Einführungsüberlegungen. Die Gewähr der schriftlichen Nachvollziehbarkeit innerhalb des digitalen Aktenplans dient als rechtsicherer Nachweis staatlichen Verwaltungshandelns. Bezogen auf die inneren Abläufe der Kommunen bietet der digitale Aktenplan, u. a. mit seiner chronologischer Ablageanordnung und vielfältigen Schriftstückverknüpfungen, ein hohes Maß an Struktur und Ordnung.

Im Zuge einer längerfristigen, abgestimmten Projektplanung werden zurzeit die beiden Gemeinden, begleitet von entsprechenden Anwenderschulungen, in den Produktiveinsatz überführt.

Kontakt:
kdvz Rhein-Erft-Rur
Franz-Peter Höhner
Geschäftsbereich IT-Anwendungen
Tel: +49 22 34 18 22 – 231
E-Mail: geschützte E-Mail-Adresse als Grafik

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